Jak wygląda wdrożenie enova365 w firmie – proces krok po kroku 

Wdrożenie enova365 to proces, który ma uporządkować codzienną pracę firmy i dopasować system ERP do realnych procesów biznesowych. Oznacza to nie tylko instalację oprogramowania, ale również analizę potrzeb, konfigurację systemu, przygotowanie użytkowników oraz późniejsze wsparcie techniczne. 

Dobrze przeprowadzone wdrożenie ERP pozwala uporządkować obieg dokumentów, ograniczyć ręczne przepisywanie danych i przygotować firmę do dalszego rozwoju. W przypadku systemu enova365 cały proces można skalować i dostosowywać do wielkości organizacji oraz zakresu potrzeb. 

W tym artykule pokazujemy, jak wygląda wdrożenie enova365 krok po kroku oraz jakie etapy najczęściej pojawiają się podczas wdrażania systemu ERP w firmie. 

Etap 1. Poznanie partnera wdrożeniowego enova365 

Pierwszym etapem wdrożenia enova365 jest poznanie partnera wdrożeniowego i omówienie potrzeb firmy. Najważniejsze jest zrozumienie, z jakimi problemami mierzy się organizacja oraz jakie procesy mają zostać uporządkowane lub zautomatyzowane. 

Firmy bardzo często zgłaszają problemy związane z: 

• rozproszonymi danymi, 
• ręcznym przepisywaniem dokumentów, 
• brakiem integracji pomiędzy systemami, 
• problemami z raportowaniem, 
• chaosem w obiegu dokumentów. 

Już podczas pierwszych rozmów można określić, czy wdrożenie enova365 będzie obejmowało wyłącznie podstawowe moduły ERP, integracje czy workflow – automatyzację procesów. 

Dobry partner wdrożeniowy nie skupia się wyłącznie na samej instalacji systemu ERP. Ważne jest przede wszystkim zrozumienie sposobu działania firmy oraz dopasowanie rozwiązania do rzeczywistych procesów biznesowych. 

Etap 2. Analiza przedwdrożeniowa – biznesowa i techniczna 

Analiza przedwdrożeniowa to jeden z najważniejszych etapów wdrożenia enova365. Jej celem jest dokładne określenie potrzeb organizacji oraz przygotowanie planu wdrożenia ERP. 

Analiza może obejmować: 

• strukturę firmy, 
• obieg dokumentów, 
• procesy księgowe, 
• procesy handlowe, 
• sposób pracy użytkowników, 
• wykorzystywane systemy i integracje, 
• infrastrukturę IT. 

W przypadku części firm analiza przedwdrożeniowa jest rozbudowanym etapem projektu, a w mniejszych wdrożeniach może mieć uproszczoną formę. Dlatego analiza przedwdrożeniowa jest często traktowana jako element opcjonalny, zależny od skali projektu i stopnia skomplikowania procesów. 

Dotyczy to szczególnie firm, które nadal korzystają z wielu arkuszy Excel i ręcznego przepisywania danych pomiędzy działami.  

Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pozwala ograniczyć ryzyko błędów podczas wdrożenia ERP oraz lepiej zaplanować dalsze etapy projektu. 

Etap 3. Dobór modułów i modelu wdrożenia 

Po analizie potrzeb następuje dobór odpowiednich modułów enova365 oraz określenie modelu wdrożenia systemu ERP. 

W zależności od potrzeb firmy wdrożenie enova365 może obejmować między innymi: 

• handel, 
• księgowość, 
• kadry i płace, 
• workflow, 
• CRM, 
• raportowanie i analitykę. 

Na tym etapie określany jest również sposób działania systemu. Firma może zdecydować się na pracę w chmurze lub na własnej infrastrukturze serwerowej. 

Kluczowym elementem jest także wybór modelu rozwoju systemu ERP. Część firm rozpoczyna wdrożenie enova365 od podstawowych modułów, a kolejne elementy wdraża stopniowo wraz z rozwojem organizacji. 

Takie podejście pozwala ograniczyć koszty początkowe i lepiej rozłożyć proces zmian w czasie. 

Etap 4. Instalacja, konfiguracja i parametryzacja systemu 

Po ustaleniu zakresu projektu rozpoczyna się właściwe wdrożenie enova365, czyli instalacja i konfiguracja systemu ERP. 

Na tym etapie wykonywane są m.in.: 

• instalacja systemu enova365, 
• utworzenie bazy danych, 
• konfiguracja użytkowników i uprawnień, 
• ustawienie schematów, 
• konfiguracja procesów, 
• przygotowanie obiegu dokumentów, 
• ustawienie relacji pomiędzy dokumentami. 

W przypadku bardziej rozbudowanych wdrożeń konfiguracja systemu może obejmować również przygotowanie spersonalizowanych raportów lub niestandardowych ustawień dopasowanych do sposobu działania firmy. 

Przykładowo w module handlowym można ustawić relacje pomiędzy dokumentami, np. pomiędzy fakturą pro forma a fakturą sprzedaży, a także zautomatyzować wybrane procesy związane z obsługą dokumentów. 

Wdrożenie ERP polega więc przede wszystkim na odpowiedniej parametryzacji systemu i dostosowaniu go do codziennej pracy użytkowników. 

Etap 5. Migracja danych i integracje 

W wielu przypadkach wdrożenie enova365 obejmuje również migrację danych z wcześniejszych systemów lub plików Excel. 

Migracja danych może dotyczyć: 

• kontrahentów, 
• kartotek towarowych, 
• stanów magazynowych, 
• dokumentów, 
• danych księgowych, np. obrotów i sald czy nierozliczonych rozrachunków. 

Podobnie jak analiza przedwdrożeniowa, migracja danych nie zawsze jest obowiązkowym elementem projektu. Zakres migracji zależy od potrzeb firmy oraz jakości danych znajdujących się w poprzednich systemach. 

Na tym etapie często wykonywane są również integracje z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w firmie, np.: 

• sklepami internetowymi, 
• platformami marketplace, 
• systemami WMS, 
• bankowością elektroniczną, 
• zewnętrznymi aplikacjami. 

Dobrze przygotowane integracje pozwalają ograniczyć ręczne przepisywanie danych i usprawniają przepływ informacji pomiędzy systemami. 

Etap 6. Szkolenie użytkowników 

Nawet najlepiej skonfigurowany system ERP wymaga odpowiedniego przygotowania użytkowników do pracy. 

Dlatego ważnym elementem wdrożenia enova365 są szkolenia pracowników. Mogą one odbywać się zarówno na bazie demo, jak i na właściwej bazie klienta. 

Szkolenia najczęściej obejmują: 

• codzienną obsługę systemu, 
• pracę na dokumentach, 
• obieg procesów, 
• raportowanie. 

Dzięki temu użytkownicy szybciej odnajdują się w nowym środowisku pracy, a firma ogranicza liczbę błędów pojawiających się po uruchomieniu systemu ERP. 

Szkolenia bardzo często wpływają na tempo adaptacji systemu przez pracowników i pozwalają sprawniej przejść przez zmianę organizacyjną. W wielu firmach szkolenia są organizowane również cyklicznie, aby utrwalać wiedzę użytkowników oraz wdrażać nowe osoby do pracy z systemem. 

Etap 7. Start pracy i wsparcie powdrożeniowe 

Uruchomienie systemu ERP nie kończy procesu wdrożenia enova365. Bardzo ważnym elementem projektu jest również wsparcie powdrożeniowe. 

Po starcie pracy użytkownicy często potrzebują dodatkowych konsultacji, zmian konfiguracji lub rozwoju systemu wraz ze zmieniającymi się potrzebami firmy. 

Wsparcie powdrożeniowe może obejmować: 

• aktualizacje systemu enova365, 
• bieżące wsparcie techniczne, 
• obsługę zgłoszeń, 
• konsultacje dotyczące konfiguracji, 
• rozwój systemu, 
• optymalizację procesów, 
• pomoc przy awariach i błędach. 

Wiele firm rozwija system ERP etapami. Po podstawowym wdrożeniu pojawiają się kolejne potrzeby związane z automatyzacją, raportowaniem lub integracjami z dodatkowymi systemami. 

Dlatego wdrożenie enova365 warto traktować jako proces rozwoju organizacji, a nie jednorazową instalację programu. 

Co daje dobrze przeprowadzone wdrożenie ERP 

Wdrożenie to proces obejmujący znacznie więcej niż samą instalację systemu ERP. Kluczowe znaczenie mają analiza potrzeb firmy, odpowiednia konfiguracja systemu, migracja danych, szkolenia użytkowników oraz późniejsze wsparcie techniczne. 

Dobrze zaplanowane wdrożenie ERP pozwala uporządkować procesy biznesowe, ograniczyć liczbę ręcznych działań i przygotować organizację do dalszego rozwoju. 

W przypadku enova365 dużą zaletą jest możliwość etapowego wdrażania systemu oraz jego rozbudowy wraz ze zmieniającymi się potrzebami firmy. Dzięki temu rozwiązanie może być dopasowane do większości organizacji. 

Planujesz wdrożenie enova365 w swojej firmie?

Sukces wdrożenia systemu ERP zależy nie tylko od wyboru odpowiedniego oprogramowania, ale również od właściwego przygotowania projektu, konfiguracji procesów, migracji danych i wsparcia użytkowników. Dobrze przeprowadzony proces pozwala szybciej osiągnąć zakładane cele i uniknąć wielu problemów organizacyjnych.

W TwentyTwenty IT pomagamy firmom przejść przez cały proces wdrożenia enova365, od analizy potrzeb i doboru modułów, przez konfigurację systemu i szkolenia, aż po rozwój oraz wsparcie powdrożeniowe.

Jeżeli rozważasz wdrożenie enova365 lub chcesz skonsultować zakres projektu, skontaktuj się z nami.

Przeczytaj również

1. Jak przygotować się do wdrożenia systemu ERP?
2. Partner enova365 – kim jest, za co faktycznie odpowiada i jaką rolę pełni w projekcie ERP?
3. Jak wybrać system ERP?