Przewaga systemów ERP w chmurze. Dlaczego firmy odchodzą od lokalnych serwerów? 

System ERP to serce operacyjne każdej firmy, dzięki któremu możliwe jest zarządzanie finansami, przez magazyn, po relacje z klientami. Przez lata standardem było utrzymywanie takiego systemu na lokalnym serwerze, fizycznie zainstalowanym w siedzibie firmy. Dziś coraz więcej przedsiębiorstw – od jednoosobowych działalności po większe organizacje – przenosi swoje systemy ERP do chmury. 

Nie oznacza to jednak, że własny serwer przestał być rozwiązaniem dla każdej firmy. W wielu organizacjach nadal ma swoje uzasadnienie. Warto jednak regularnie analizować, czy utrzymywanie własnej infrastruktury nadal odpowiada skali i sposobowi pracy firmy. 

Czym różni się ERP w chmurze od klasycznego, lokalnego wdrożenia? 

W modelu tradycyjnym system ERP działa na serwerze znajdującym się w siedzibie firmy. Oznacza to konieczność zakupu i utrzymania sprzętu, dbania o jego bezpieczeństwo, wykonywania kopii zapasowych oraz zapewnienia dostępu do systemu pracownikom znajdującym się poza lokalną siecią. 

W modelu chmurowym ten sam system ERP działa w infrastrukturze zewnętrznego dostawcy i jest dostępny przez internet. Firma nie musi więc posiadać własnego serwera ani zajmować się jego bieżącym utrzymaniem. 

Na rynku działają dostawcy specjalizujący się w hostingu systemów ERP. Jednym z nich jest Itmation, z którym współpracujemy przy przenoszeniu systemów ERP do chmury, m.in. enova365. 

To istotne rozróżnienie: migracja do chmury nie musi oznaczać zmiany systemu ERP, z którego korzysta firma. Zmienia się przede wszystkim sposób, w jaki system jest udostępniany i utrzymywany. Dzięki temu pracownicy mogą nadal pracować w znanym sobie środowisku, jednocześnie zyskując większą niezależność od lokalnej infrastruktury serwerowej. 

Kluczowe przewagi ERP w chmurze 

Dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia 

Jedną z najczęściej wymienianych zalet chmury jest niezależność od lokalizacji. Pracownik działu księgowości, magazynu czy sprzedaży może uzyskać dostęp do systemu z biura, domu, oddziału firmy w innym mieście czy podczas podróży służbowej. 

W praktyce oznacza to możliwość organizowania pracy zdalnej i hybrydowej bez konieczności budowania własnej infrastruktury umożliwiającej dostęp do lokalnego serwera spoza siedziby firmy. 

Wyższy poziom bezpieczeństwa danych 

W przypadku własnego serwera firma sama odpowiada za jego zabezpieczenie, aktualizacje oraz wykonywanie i przechowywanie kopii zapasowych. Awaria sprzętu, uszkodzenie serwera czy błąd podczas wykonywania kopii mogą mieć bezpośredni wpływ na dostępność danych. 

W modelu chmurowym za infrastrukturę i jej zabezpieczenie odpowiada dostawca usługi. W zależności od wybranego rozwiązania może on zapewniać m.in. regularne kopie zapasowe, monitoring infrastruktury czy dodatkowe mechanizmy zabezpieczające dostęp do systemu. 

Oczywiście zakres ochrony zależy od konkretnego dostawcy i warunków usługi, dlatego przy wyborze rozwiązania warto sprawdzić, jakie mechanizmy bezpieczeństwa oraz zasady wykonywania kopii zapasowych są w niej uwzględnione. 

Brak kosztów związanych z własną infrastrukturą 

Utrzymanie własnego serwera to nie tylko koszt jego zakupu. Dochodzą do tego m.in. energia, odpowiednie warunki pracy urządzenia, zasilanie awaryjne, serwis oraz konieczność wymiany sprzętu wraz z jego starzeniem się. 

Model chmurowy pozwala przenieść znaczną część tych obowiązków na dostawcę. Firma korzysta z infrastruktury jako usługi, zamiast samodzielnie inwestować w sprzęt i odpowiadać za jego utrzymanie. 

Może to również zmienić sposób planowania wydatków – część kosztów związanych z infrastrukturą ma charakter stałej opłaty za usługę, zamiast jednorazowej inwestycji w serwer i późniejszych wydatków na jego utrzymanie. 

Skalowalność zasobów 

Potrzeby firmy mogą zmieniać się wraz z jej rozwojem. Przybywa pracowników, użytkowników systemu, danych czy oddziałów. W przypadku własnego serwera możliwości rozbudowy są ograniczone jego parametrami, a zwiększenie wydajności może wymagać zakupu dodatkowych komponentów lub wymiany urządzenia. 

Środowisko chmurowe można natomiast dostosowywać do aktualnych potrzeb firmy. W zależności od rozwiązania możliwe jest zwiększenie lub zmniejszenie dostępnych zasobów bez konieczności samodzielnej przebudowy infrastruktury. 

Szybkość wdrożenia 

Jedną z zalet chmury jest możliwość szybkiego przygotowania gotowego środowiska do pracy. Migracja systemu ERP do chmury realizowana we współpracy z dostawcą hostingu może w wielu przypadkach zostać przeprowadzona w krótkim czasie. 

W przypadku migracji realizowanych przez Itmation uruchomienie środowiska chmurowego zwykle zajmuje nie więcej niż 24 godziny. Proces realizowany jest wspólnie z partnerem wdrożeniowym, dzięki czemu firma korzystająca z systemu nie musi angażować dodatkowych zasobów w techniczne aspekty migracji. Po stronie partnera pozostaje konfiguracja i dostosowanie systemu ERP, a po stronie dostawcy chmury – przygotowanie środowiska, w którym system będzie działał. 

Taki podział pozwala połączyć kompetencje obu stron i ograniczyć zaangażowanie klienta w techniczne kwestie związane z infrastrukturą. 

Wsparcie techniczne bez własnego działu IT 

W przypadku własnego serwera firma musi zadbać o osoby, które będą odpowiadać za jego utrzymanie – zarówno w zakresie bieżącej administracji, jak i reagowania na awarie. 

W modelu chmurowym monitoring infrastruktury, utrzymanie serwerów i reagowanie na kwestie związane z funkcjonowaniem środowiska leżą po stronie dostawcy usługi. Dla mniejszych firm może to oznaczać możliwość korzystania z profesjonalnej infrastruktury bez konieczności budowania własnych kompetencji w tym zakresie. 

Stabilność działania 

Własny serwer oznacza uzależnienie działania systemu od konkretnego urządzenia i infrastruktury znajdującej się w siedzibie firmy. Awaria sprzętu, problemy z zasilaniem czy lokalna awaria sieci mogą wpłynąć na dostępność systemu. 

W przypadku chmury infrastruktura jest utrzymywana przez dostawcę, który odpowiada za jej monitoring i ciągłość działania zgodnie z warunkami świadczonej usługi. Zasoby środowiska można również dostosowywać do aktualnego obciążenia, co pomaga utrzymać stabilne działanie systemu przy zmieniających się potrzebach firmy. 

Chmura i partner wdrożeniowy – dwa elementy jednego rozwiązania 

Warto pamiętać, że migracja infrastruktury do chmury i wdrożenie systemu ERP to dwa różne obszary, które mogą się wzajemnie uzupełniać. 

Partner wdrożeniowy odpowiada za konfigurację systemu, dostosowanie go do procesów firmy oraz wsparcie użytkowników. Dostawca hostingu zapewnia natomiast środowisko, w którym system jest uruchamiany, wraz z infrastrukturą potrzebną do jego działania. 

Współpraca obu stron pozwala połączyć wiedzę dotyczącą samego systemu ERP z kompetencjami w zakresie infrastruktury. Dla firmy oznacza to możliwość przeprowadzenia migracji bez konieczności samodzielnego koordynowania wszystkich technicznych elementów procesu. 

Chmura dla ERP – zmiana modelu, nie systemu 

Wybór między własnym serwerem a chmurą powinien zależeć od potrzeb, skali działalności i sposobu pracy konkretnej firmy. Dla wielu organizacji chmura oznacza przede wszystkim większą niezależność od lokalnej infrastruktury, łatwiejszy dostęp do systemu, możliwość elastycznego dopasowania zasobów oraz przeniesienie części obowiązków związanych z utrzymaniem serwerów na zewnętrznego dostawcę. 

Co ważne, przejście do chmury nie musi oznaczać rezygnacji z dotychczasowego systemu ERP. Firma może nadal korzystać z rozwiązania, które zna i które jest dopasowane do jej procesów, zmieniając przede wszystkim sposób jego utrzymania i udostępniania. 

W praktyce dobrze przygotowana migracja może być efektem współpracy dwóch kompetencji – partnera wdrożeniowego, który zna system i potrzeby firmy, oraz dostawcy infrastruktury chmurowej, który zapewnia środowisko do jego działania. 

Przeczytaj również

1. Chmura czy własny serwer – zalety i wady
2. Dlaczego coraz więcej firm wybiera chmurę dla swoich systemów?
3. Czym jest bezpieczeństwo danych w firmie i jak je skutecznie chronić?