OCR faktur – jak działa i jak zmienia księgowość 

Jeszcze kilka lat temu wprowadzanie danych z faktur do systemów księgowych było w dużej mierze procesem ręcznym. Pracownicy przepisywali numery dokumentów, dane kontrahentów, kwoty oraz terminy płatności, poświęcając na to wiele godzin każdego miesiąca. Wraz ze wzrostem liczby dokumentów taki model pracy stawał się jednak coraz mniej efektywny. 

Dlatego wiele firm oraz biur rachunkowych wykorzystuje rozwiązania OCR, takie jak SaldeoSMART, które pozwalają automatycznie odczytywać dane z dokumentów i ograniczać liczbę ręcznych operacji wykonywanych przez pracowników księgowości. Technologia ta pozwala automatycznie odczytywać dane z dokumentów i przekazywać je do dalszych procesów związanych z obiegiem dokumentów oraz księgowaniem. Dzięki temu możliwa jest realna automatyzacja księgowości, ograniczenie liczby błędów i lepsza organizacja pracy zespołów finansowych. 

Dlaczego ręczne przepisywanie faktur staje się wyzwaniem 

Wraz z upowszechnieniem Krajowego Systemu e-Faktur część dokumentów będzie trafiała do firm bezpośrednio z KSeF. Nie oznacza to jednak końca ręcznej obsługi dokumentów w księgowości. 

W organizacjach nadal pojawiają się dokumenty, które nie są obsługiwane przez KSeF. Dotyczy to między innymi paragonów, faktur zagranicznych, dokumentów kosztowych otrzymywanych w formie papierowej czy załączników przekazywanych przez pracowników. 

To właśnie w przypadku takich dokumentów technologia OCR odgrywa szczególnie ważną rolę. Pozwala automatycznie odczytywać dane z różnych źródeł i ograniczać konieczność ręcznego przepisywania informacji do systemów księgowych. 

Czym jest OCR faktur i jak działa 

OCR faktur (Optical Character Recognition) to technologia umożliwiająca rozpoznawanie tekstu znajdującego się na dokumentach elektronicznych, skanach lub zdjęciach. 

System analizuje przesłany dokument i identyfikuje najważniejsze informacje, takie jak: 

• numer faktury, 
• dane sprzedawcy i nabywcy, 
• numer NIP, 
• daty wystawienia i sprzedaży, 
• kwoty netto, VAT i brutto, 
• termin płatności. 

W efekcie użytkownik nie musi ręcznie przepisywać wszystkich danych. OCR w księgowości automatycznie odczytuje informacje z dokumentu i przygotowuje je do dalszej obsługi. 

Nowoczesne rozwiązania OCR potrafią skutecznie odczytywać dane zarówno z dokumentów elektronicznych, jak i ze skanów czy zdjęć wykonanych telefonem. System analizuje zawartość dokumentu i wyszukuje kluczowe informacje nawet wtedy, gdy jakość skanu nie jest idealna lub dokument pochodzi z różnych źródeł. 

Jak wygląda proces obsługi faktury z wykorzystaniem OCR 

Samo odczytanie danych to dopiero początek całego procesu. Największe korzyści pojawiają się wtedy, gdy OCR faktur jest elementem szerszego obiegu dokumentów. 

Dodanie dokumentu do systemu 

Proces rozpoczyna się od przesłania dokumentu do systemu. Może to być plik PDF otrzymany od kontrahenta, skan papierowej faktury lub zdjęcie wykonane telefonem. 

Dokument trafia do centralnego repozytorium, w którym jest gotowy do dalszego przetwarzania. 

Automatyczny odczyt danych 

Następnie uruchamiany jest mechanizm OCR. System analizuje dokument i rozpoznaje najważniejsze informacje niezbędne do jego dalszej obsługi. 

Jeżeli kontrahent znajduje się już w bazie systemu, odczytane dane mogą zostać automatycznie powiązane z istniejącą kartoteką. Dzięki temu użytkownik nie musi ponownie wprowadzać tych samych informacji, a ryzyko błędów jest mniejsze. 

Weryfikacja poprawności informacji 

Pomimo wysokiej skuteczności działania OCR użytkownik nadal ma możliwość sprawdzenia poprawności odczytanych danych. 

Pozwala to zachować kontrolę nad procesem oraz wychwycić ewentualne niezgodności jeszcze przed przekazaniem dokumentu do kolejnych etapów obsługi. 

Przekazanie danych do dalszego obiegu 

Po zatwierdzeniu danych dokument może zostać przekazany do dalszego przetwarzania. W części organizacji na tym etapie kończy się wykorzystanie OCR i dokument trafia bezpośrednio do księgowości. 

Jak OCR wpływa na organizację pracy księgowości 

Największą wartością technologii OCR nie jest samo odczytywanie danych z faktur. Istotniejsza jest zmiana sposobu organizacji pracy działów finansowych i biur rachunkowych. 

Pracownicy mogą poświęcać mniej czasu na wykonywanie powtarzalnych czynności związanych z przepisywaniem danych, a więcej na analizę dokumentów, kontrolę poprawności zapisów oraz obsługę klientów. 

Oznacza to również szybszą obsługę dokumentów. Faktury trafiają do systemu niemal od razu po ich otrzymaniu, co skraca czas potrzebny na dalsze działania księgowe. 

Dla biur rachunkowych OCR w księgowości oznacza także możliwość obsługi większej liczby klientów bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zespołu. Ma to szczególne znaczenie w okresach wzmożonej pracy, gdy liczba dokumentów znacząco rośnie. 

OCR jako element obiegu dokumentów 

OCR faktur często stanowi jeden z elementów cyfrowego obiegu dokumentów w firmie. 

Po odczytaniu danych dokument może otrzymać określony status, zostać skierowany do akceptacji lub przekazany do kolejnej osoby odpowiedzialnej za jego obsługę. 

Przykładowo faktura kosztowa może zostać najpierw zweryfikowana przez dział zakupów, następnie zaakceptowana przez kierownika odpowiedzialnego za budżet, a dopiero później trafić do księgowości. 

Taki model pozwala zachować pełną kontrolę nad przepływem dokumentów i ogranicza ryzyko zagubienia informacji. Jednocześnie wszystkie osoby uczestniczące w procesie mają dostęp do aktualnego statusu dokumentu. 

Właśnie dlatego OCR i workflow są dziś coraz częściej wdrażane jako jedno rozwiązanie wspierające digitalizację dokumentów w firmie. 

Integracja OCR z systemem ERP 

Pełne korzyści z wykorzystania OCR pojawiają się wtedy, gdy rozwiązanie współpracuje z systemem ERP. 

Po odczytaniu danych informacje mogą zostać przekazane do odpowiednich rejestrów i procesów biznesowych. Eliminuje to konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych w różnych miejscach. 

Integracja OCR z ERP pozwala również zachować spójność informacji pomiędzy dokumentem źródłowym a systemem wykorzystywanym przez księgowość, kadry czy zarząd. 

Dzięki temu organizacja zyskuje nie tylko szybszy obieg dokumentów, ale również lepszą jakość danych wykorzystywanych do raportowania i podejmowania decyzji biznesowych. 

SaldeoSMART jako narzędzie OCR wspierające księgowość 

Jednym z rozwiązań wykorzystywanych do automatycznego odczytywania dokumentów jest SaldeoSMART. Narzędzie wykorzystuje technologię OCR do rozpoznawania danych z faktur, paragonów oraz innych dokumentów kosztowych, które trafiają do firmy poza KSeF. 

Dzięki automatycznemu odczytowi danych użytkownicy mogą ograniczyć ręczne przepisywanie informacji oraz szybciej przygotowywać dokumenty do dalszej obsługi. Szczególnie dobrze sprawdza się to w organizacjach, które każdego miesiąca przetwarzają dużą liczbę dokumentów zakupowych. 

SaldeoSMART może również wspierać elektroniczny obieg dokumentów oraz współpracować z systemami ERP. Pozwala to usprawnić przepływ informacji pomiędzy pracownikami, działem księgowości oraz osobami odpowiedzialnymi za akceptację kosztów. 

W przypadku firm przygotowujących się do dalszej automatyzacji procesów księgowych OCR staje się jednym z pierwszych kroków do ograniczenia pracy manualnej i uporządkowania obiegu dokumentów. 

Kiedy warto wdrożyć OCR w firmie 

Technologia OCR znajduje zastosowanie zarówno w małych firmach, jak i w organizacjach obsługujących tysiące dokumentów miesięcznie. 

Szczególnie duże korzyści przynosi w sytuacjach, gdy: 

• liczba faktur kosztowych stale rośnie, 
• dokumenty trafiają do firmy z wielu źródeł, 
• proces akceptacji obejmuje kilka osób lub działów, 
• organizacja chce ograniczyć ręczne przepisywanie danych, 
• celem jest dalsza automatyzacja księgowości i procesów administracyjnych. 

OCR faktur nie zastępuje pracy księgowych. Pozwala natomiast wyeliminować wiele powtarzalnych czynności, które nie wymagają wiedzy eksperckiej. Dzięki temu zespoły finansowe mogą skupić się na zadaniach o większej wartości biznesowej, a cała organizacja zyskuje szybszy i bardziej uporządkowany obieg dokumentów. 

Chcesz usprawnić obsługę dokumentów w swojej firmie? 

Technologia OCR może znacząco ograniczyć czas poświęcany na ręczne wprowadzanie danych oraz uporządkować proces obiegu dokumentów. Odpowiednio dobrane rozwiązanie pozwala zautomatyzować obsługę faktur, ograniczyć liczbę błędów i lepiej przygotować firmę na dalszą digitalizację procesów. 

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach wykorzystania OCR, poznaj nasze rozwiązanie SaldeoSMART, które wspiera automatyczny odczyt dokumentów oraz współpracuje z systemem enova365. 

Jeżeli zastanawiasz się, czy OCR będzie odpowiednim rozwiązaniem dla Twojej firmy lub biura rachunkowego, skontaktuj się z nami. Pomożemy dobrać rozwiązanie dopasowane do liczby dokumentów, organizacji pracy oraz wykorzystywanego systemu ERP.