Chcesz zacząć efektywniej zarządzać firmą? Być może czas zainwestować w oprogramowanie ERP. Jego wdrożenie daje potencjał znacznej poprawy efektywności operacyjnej, ale tylko wtedy, gdy system będzie odpowiednio dostosowany do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. Jak wybrać system ERP? Co to znaczy, że jest on dopasowany do potrzeb firmy? Sprawdź!

System ERP – co to znaczy? Dlaczego go potrzebujesz?

System ERP (Enterprise Resource Planning) to zaawansowane oprogramowanie, które integruje różne procesy biznesowe w ramach jednej platformy. Jego celem jest optymalizacja działań firmy przez automatyzację, zwiększenie przejrzystości procesów i lepsze zarządzanie danymi.

Czy Twoja firma musi korzystać z różnych narzędzi do zarządzania finansami, logistyką, sprzedażą czy zasobami ludzkimi, a każdy dział pracuje na własnych systemach, co prowadzi do chaosu, błędów w komunikacji i trudności w analizie danych? ERP scala te procesy, tworząc jeden spójny ekosystem, który pozwala na usprawnianie procesów w firmie oraz podejmowanie lepszych decyzji. Dlatego coraz więcej firm inwestuje w to rozwiązanie.

System ERP – przykłady praktycznych zastosowań

Do czego może przydać się system ERP? Przykłady można mnożyć. Wspiera on pracę firmy w takich obszarach jak:

• produkcja – ERP umożliwia monitorowanie poziomu zapasów, harmonogramowanie produkcji i śledzenie wydajności maszyn w czasie rzeczywistym;
• księgowość – ERP usprawnia obieg dokumentów i pomaga automatyzować wiele czynności, usprawniając obsługę księgową;
• kadry i płace – dzięki systemom ERP tworzenie i dostarczanie deklaracji, wniosków czy raportów jest znacznie prostsze, szybsze i pozbawione błędów;
• handel detaliczny – dzięki ERP możliwe są: zarządzanie łańcuchem dostaw, kontrola stanów magazynowych oraz analiza sprzedaży;
• usługi – systemy ERP pomagają planować realizację projektów, alokować zasoby i analizować rentowność działań.

Dzięki temu systemy ERP sprawdzają się w przedsiębiorstwach o różnych profilach działalności. Ważne jest jednak odpowiednie dopasowanie oprogramowania do konkretnych potrzeb.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania ERP?

Decyzja o wyborze oprogramowania ERP powinna być dobrze przemyślana. Poniżej krótko opisaliśmy najważniejsze aspekty, które należy uwzględnić podczas selekcji.

Zrozumienie potrzeb firmy

Zanim zaczniesz analizować konkretne warianty oprogramowania ERP, zastanów się:

• jakie procesy w firmie wymagają optymalizacji;
• czy potrzebujesz systemu dla jednego działu, czy kompleksowego rozwiązania dla całej organizacji;
• jakie funkcje będą najważniejsze dla Twojej działalności.

Przykładowo, jeśli prowadzisz firmę logistyczną, ważne będzie oprogramowanie umożliwiające zarządzanie transportem i magazynami. Z kolei dla przedsiębiorstwa usługowego ważniejsze będą moduły finansowe i zarządzania projektami. Ponadto trzeba uwzględnić bieżące problemy, które mogą powtarzać się przy aktualnym systemie organizacyjnym.

Wymagania w zakresie skalowalności i elastyczności systemu

Następnie należy rozważyć wymagania związane ze skalowalnością i elastycznością systemu ERP. Twoja firma rośnie i zmieniają się jej potrzeby? System ERP powinien być na tyle elastyczny, aby można było łatwo dostosować go do zmieniających się wymagań. Koniecznie upewnij się również, czy dostawca oprogramowania ERP oferuje możliwość integracji z innymi narzędziami, których już używasz w swojej firmie. Nie mniej istotna jest mobilność, czyli możliwość korzystania z systemu z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Ma to znaczenie szczególnie w przypadku rozproszonych zespołów i firm, w których większa część zespołu pracuje zdalnie.

Możliwości oprogramowania ERP

Bardzo ważnym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji o wyborze oprogramowania ERP są możliwości, jakie oferuje system. Wybór systemów tego typu nie bez powodu jest tak duży. Każdy z nich ma inne zalety i przeznaczenie. Warto zwrócić uwagę nie tylko na główne funkcje, ale też np. na narzędzia analityczne. Rozbudowana analityka może mieć ogromne znaczenie, ponieważ pomaga podejmować trafne decyzje biznesowe, a tym samym skutecznie wspiera rozwój firmy. Ważne są także różne możliwości automatyzacji – im więcej procesów pozwala zoptymalizować dane oprogramowanie ERP, tym większe korzyści w zakresie wydajności przyniesie jego implementacja.

Wymagania poszczególnych działów firmy w zakresie ERP – przykłady

Poza ogólnymi wymaganiami wobec oprogramowania ERP należy brać pod uwagę również te wynikające ze specyfiki pracy poszczególnych działów firmy. Konsultacje z pracownikami (np. z kierownikami działów) są więc niezbędne, aby dobrać właściwy system ERP. Przykłady potrzeb charakterystycznych dla niektórych działów obejmują:

• w przypadku zespołów produkcyjnych – łatwość rozliczania kosztów i zarządzania zasobami;
• w przypadku kadr i płac – zgodność systemu z aktualnymi przepisami, systemy uniemożliwiające popełnianie błędów, możliwości samoobsługi pracowniczej;
• w przypadku działów sprzedaży i marketingu – obecność narzędzi CRM (do obsługi relacji z klientami).

Warto poświęcić trochę więcej czasu także na identyfikację potrzeb w obrębie całej firmy – wówczas dobór oprogramowania ERP z dostępnością odpowiednich funkcji będzie łatwiejszy.

Koszty wdrożenia i utrzymania oprogramowania ERP

ERP to inwestycja, która powinna się zwrócić w dłuższej perspektywie. Jednak należy dostosować koszty początkowe oraz koszty utrzymania systemu do możliwości danego przedsiębiorstwa. Zwróć uwagę na całkowity koszt wdrożenia, w tym:

• licencje,
• konfiguracje systemu,
• szkolenia dla pracowników,
• bieżące utrzymanie systemu.

Pamiętaj, że cena nie zawsze jest powiązana z jakością – czasami lepiej zainwestować więcej w rozwiązanie, które będzie stabilne i funkcjonalne, ale możliwe jest też znalezienie rozwiązań, które mimo niższej ceny będą idealnie dopasowane do potrzeb Twojej firmy.

Jakie systemy ERP wybrać? Przykłady popularnych rozwiązań

Na rynku jest dostępnych wiele systemów ERP różniących się zakresem funkcji i przeznaczeniem. Przed wyborem odpowiedniego rozwiązania warto sporządzić listę programów branych pod uwagę. Jakie są popularne systemy ERP? Przykłady oprogramowania tego typu to np.:

• SAP ERP,
• Comarch ERP,
• Microsoft Dynamics NAV,
• enova365,
• Unit4 TETA ERP.

Zacznij od doboru potencjalnego oprogramowania ERP na podstawie funkcji, które będą Ci potrzebne. Staraj się stworzyć niezbyt długą listę kilku programów, które spełniają Twoje oczekiwania pod tym względem. Pomocne mogą się okazać inne firmy w Twojej branży – sprawdź, jaki system ERP jest najczęściej stosowany w firmach podobnych do Twojej. Zwykle oznacza to, że spełni on także Twoje wymagania.

Wybór oprogramowania ERP – co dalej?

Gdy sporządzisz już pierwszą listę potencjalnych „kandydatów” na idealny system ERP dla Twojej firmy, czas poddać ich dalszej selekcji. Najlepiej jest przyjąć przy tym kryteria związane z:

• Twoim budżetem – ceny samych systemów ERP oraz ich wdrożenia są różne, co może wpłynąć na możliwość zastosowania konkretnych rozwiązań w Twojej firmie;
• modelem korzystania z oprogramowania ERP – systemy tego typu są dostępne jako rozwiązania chmurowe lub on-premise; musisz zatem zastanowić się, który wariant lepiej pasuje do Twoich potrzeb i dostępnych zasobów;
• wymaganiami funkcjonalnymi – dokładnie przeanalizuj zakres dostępnych funkcji oraz ich koszty, skupiając się na tych najważniejszych dla Twojej firmy;
• możliwościami rozbudowy – warto sprawdzić, czy system ERP może rosnąć wraz z Twoją firmą i jej zmieniającymi się wymaganiami;
• zapotrzebowaniem na indywidualne rozwiązania – niektóre systemy ERP dają możliwość „dopisywania” swoich rozwiązań, co pomaga zwiększać ich funkcjonalność i dopasowanie do potrzeb firmy;
• wiarygodnością dostawcy – oprogramowanie ERP to długofalowa inwestycja, dlatego ważne jest, aby dostawca zapewniał stały dostęp do aktualizacji i możliwość rozwijania systemu;
• intuicyjnością użytkowania – warto też przed ostatecznym wyborem przetestować dany system ERP, aby upewnić się, że interfejsy są intuicyjne, a dostęp do potrzebnych funkcji wygodny;
• integracjami – system ERP powinien być kompatybilny z innymi zewnętrznymi systemami używanymi w firmie.

Wszystkie te czynniki pomogą Ci zawęzić poszukiwania i ostatecznie wybrać najlepsze oprogramowanie ERP dla Twojej organizacji. 

Jak wdrożyć oprogramowanie ERP?

Po wyborze dostawcy systemu pozostanie Ci już tylko wybór partnera, który pomoże go wdrożyć. To ważny krok, ponieważ proces wdrażania oprogramowania ERP jest złożony i wymaga odpowiedniej koordynacji. Partner zajmie się dokładną analizą przed wdrożeniową, która pomoże w doborze odpowiednich funkcji i wariantów oraz zapewni płynny przebieg dalszych prac. Przeprowadzi również szkolenie dla pracowników, tak aby „przestawienie się” na nowy system przebiegło możliwie gładko i bez oporów.

Szukasz dobrego partnera do wdrożenia oprogramowania ERP? Potrzebujesz porad przy doborze systemu i jego modułów lub funkcji? Zapraszamy do kontaktu!