Jak Fundacja Idylla uruchomiła i rozwinęła system enova365 dzięki elastycznemu podejściu wdrożeniowemu

Współczesne organizacje non-profit coraz częściej sięgają po nowoczesne rozwiązania technologiczne, które pozwalają im działać skuteczniej i lepiej odpowiadać na potrzeby beneficjentów. Fundacja Idylla to przykład organizacji, która odważnie stawia na rozwój i automatyzację procesów wewnętrznych. Jak wyglądało wdrożenie systemu enova365 w kilku podmiotach w ramach jednej fundacji? Jakie wyzwania i korzyści niosła za sobą ta zmiana? Na te i inne pytania odpowiedziała nam HR & Payroll Manager Fundacji Idylla – Magdalena Wiklak.

Proszę opowiedzieć krótko o działalności Fundacji Idylla. Jakie obszary są kluczowe w Waszej codziennej pracy?

Fundacja Idylla z determinacją i zaangażowaniem wspiera osoby potrzebujące pomocy w różnych obszarach życia. Na co dzień staramy się dotrzeć do najbardziej potrzebujących, aby poprawić jakość ich życia. Nasze działania skupiają się wokół ochrony zdrowia psychicznego, wsparcia osób z niepełnosprawnością, wsparcia rodzin w procesie wychowawczym, pomocy osobom zagrożonym wykluczeniem społecznym, edukacji i profilaktyki, wzmacniania integracji społecznej oraz rozwoju postaw prospołecznych i obywatelskich. Realizujemy wiele projektów, które wymagają solidnego zaplecza administracyjnego. Działamy i myślimy w sposób nowoczesny, dlatego stawiamy na narzędzia, które są elastyczne, modułowe, integralne i rozwojowe.

Co skłoniło Was do poszukiwania systemu ERP? Jakie wyzwania organizacyjne lub operacyjne chcieliście rozwiązać?

Fundacja rozwija się w dynamicznym tempie, co nieustannie generuje rosnące potrzeby organizacyjne i administracyjne. W związku z tym powstała konieczność zbudowania wewnętrznego działu kadr i płac oraz księgowości. Do zapewnienia efektywnego działania w tych obszarach niezbędny był wybór odpowiedniego systemu ERP, który okazałby się intuicyjny, dostosowany do specyfiki naszej działalności i pozwolił na automatyzację powtarzalnych procesów. Dzięki niemu mogliśmy zoptymalizować czas pracy i usprawnić zarządzanie finansami oraz zasobami ludzkimi w całej organizacji.

Jakie są główne korzyści płynące z obsługi wielu podmiotów w jednym systemie?

Obsługa wielu podmiotów w jednym systemie niesie za sobą ogromne korzyści! Najważniejsze z nich to centralizacja danych, standaryzacja procesów, optymalizacja kosztów oraz oszczędność czasu i zasobów. Wszystkie informacje kadrowe, płacowe i księgowe gromadzone są w jednym miejscu, co dodatkowo usprawnia raportowanie oraz przepływ informacji między działami.

Jakie oszczędności czasu lub eliminacje błędów zaobserwowaliście?

Oszczędzamy czas na wielu płaszczyznach. Raz przygotowane ustawienia w jednej bazie łatwo powielamy na kolejne, co daje nam pewność, że procesy są spójne, a ryzyko błędów – zminimalizowane. Logujemy się do systemu raz i płynnie przechodzimy z bazy do bazy w zależności od potrzeb. Dane są uporządkowane zgodnie z naszymi potrzebami, dzięki czemu analiza i monitorowanie przebiegają w łatwy i sprawny sposób. Kluczem do sukcesu było odpowiednie przygotowanie i współpraca z profesjonalnym partnerem wdrożeniowym.

Co najbardziej doceniacie w komunikacji między kadrami a księgowością?

Dzięki enova365 nasza komunikacja między kadrami a księgowością jest teraz znacznie prostsza i bardziej przejrzysta. Wszystkie utworzone dokumenty w module kadrowo-płacowym są przejrzyste i automatycznie widoczne w module księgowym, nie musimy ich eksportować ani przesyłać w inny sposób. To ogromnie ułatwia codzienną współpracę i pozwala uniknąć nieporozumień. Teraz wymiana informacji jest szybka i naprawdę komfortowa!

Jak wygląda bieżące wsparcie partnera wdrożeniowego?

Bieżące wsparcie partnera wdrożeniowego jest dla nas bardzo ważne, bo daje nam poczucie bezpieczeństwa. Regularnie otrzymujemy informacje o dostępnych aktualizacjach systemu i nowych funkcjonalnościach. Jednak najbardziej cenimy podejście zespołu wdrożeniowego: zawsze wychodzą z założenia, że nie ma rzeczy niemożliwych. Każdy pomysł, który zgłaszamy, jest z entuzjazmem analizowany i wdrażany, co daje nam pewność, że system rozwija się razem z nami. Cenimy ogromne zaangażowanie, otwartość i profesjonalne doradztwo, zwłaszcza w nietypowych sytuacjach, które zdarzają się w każdej organizacji.

Co było dla Was największym wyzwaniem we wdrożeniu wielofirmowym?

Nie napotkaliśmy większych przeszkód, które moglibyśmy nazwać wyzwaniem. Wdrożenie systemu jest wymagającym i czasochłonnym procesem, jednak w naszym przypadku cały cykl przebiegł bardzo sprawnie. Kluczowe okazały się doświadczenie specjalistów, dobrze przygotowany harmonogram i jasny podział zadań. Migracja danych, testy, optymalizacja i dostosowanie systemu – wszystko działało bez zarzutu. Nawet integracja naszego wewnętrznego CRM-u z enova365 nie sprawiała większych problemów.

Jaką radę dalibyście innym fundacjom lub firmom rozważającym wdrożenie ERP?

Wdrożenie systemu ERP to inwestycja na lata, która daje wiele możliwości. Z pewnością trzeba się do tego procesu odpowiednio przygotować: przeanalizować kluczowe procesy, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za ich opisanie i zdefiniowanie potrzeb. Nie warto odkładać tego na później, im szybciej, tym lepiej!

Jakie są najważniejsze zmiany po roku korzystania z takiego rozwiązania?

Zmiany są kolosalne i zauważalne na każdym kroku. Mamy pełny porządek w danych, automatyzujemy powtarzalne czynności i eliminujemy błędy. Każda nowa wprowadzona funkcjonalność sprawia, że praca w obszarze kadrowo-płacowym, jak również księgowym, staje się łatwa i przyjemna.

Czy widzicie możliwość dalszego rozwoju systemu? Nad czym chcielibyście jeszcze popracować?

Mamy wiele pomysłów na dalszy rozwój systemu, ale obecnie skupiamy się na pełnej integracji z naszym wewnętrznym CRM-em. Chcemy, aby wszystko działało jak najlepiej i żebyśmy mogli jeszcze bardziej zautomatyzować procesy i uprościć codzienną pracę.

Magdalena Wiklak

HR & Payroll Manager w Fundacji Idylla. W swojej pracy stawia na automatyzację i elastyczne narzędzia, które ułatwiają codzienną obsługę wielu podmiotów. Aktywnie wspiera zespół Fundacji w integracji systemów i wdrażaniu nowych rozwiązań technologicznych.