Jak usprawnić księgowanie dokumentów z enova365?

Ręczne prowadzenie ksiąg rachunkowych musiało zostać dostosowane do tempa zmian zachodzących w biznesie. Gdy przedsiębiorstwa obsługują setki dokumentów miesięcznie, niezbędne stają się narzędzia automatyzujące księgowanie. Pod tym względem na rynku wyróżnia się enova365 – program księgowy, który integruje procesy finansowe, ułatwia kontrolę i skraca czas pracy działów księgowych. Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób enova365 może zrewolucjonizować codzienne funkcjonowanie księgowości.

Kiedy warto sięgnąć po nowoczesne oprogramowanie?

Działy księgowości często zmagają się z nadmiarem dokumentów, powtarzalnością czynności i brakiem automatyzacji. Wprowadzanie faktur, dekretowanie, kontrola rejestrów VAT – to wszystko zajmuje wiele czasu i zwiększa ryzyko pomyłek. Ręczne księgowanie dokumentów nie tylko spowalnia działanie firmy, lecz także utrudnia nadzór nad finansami. W efekcie dochodzi do błędów w raportach, a podejmowanie decyzji jest opóźnione. Rozwiązaniem tych problemów jest wdrożenie systemu ERP z funkcjami dopasowanymi do potrzeb konkretnego zespołu finansowego.

Automatyzacja księgowania w enova365

Tworzenie schematów księgowych w programie księgowym enova365, tak jak w innych systemach tego typu, polega na automatycznym przypisywaniu odpowiednich kont do faktur, not i innych dokumentów. W praktyce oznacza to, że dokument trafia do rejestru, a wszystkie dalsze działania – takie jak dekretacja, opis analityczny czy przypisanie do MPK – odbywają się bez udziału użytkownika. Jeśli taka funkcjonalność zostanie odpowiednio ustawiona, to znacząco usprawni działania księgowe firmy. Schematy można modyfikować, a my pomagamy klientom zaprojektować je zgodnie z indywidualną polityką rachunkowości.

Integracja różnych danych w enova365

Wiele firm korzysta z kilku aplikacji: platform zakupowych, systemów magazynowych czy bankowości internetowej. Z platformą BaseLinker jest możliwa ich integracja z systemem księgowym enova365. Dzięki temu dane będą przesyłane między ERP a sklepami internetowymi czy marketplace’ami. Zamówienia będą trafiać bezpośrednio do enova365, gdzie będzie można od razu przekształcić je w dokumenty handlowe, a stany magazynowe i ceny będą na bieżąco synchronizowane. Wyeliminuje to potrzebę ręcznego wprowadzania danych, zminimalizuje błędy i usprawni obsługę sprzedaży online!

Szybkie księgowanie dokumentów z importu

Dzięki możliwości importowania danych z różnych źródeł program księgowy enova365 ogranicza konieczność ręcznego przepisywania informacji. Przykładowo faktury pobrane z systemu OCR mogą trafić do enova365 i zostać zaksięgowane według określonych wcześniej reguł. W ten sposób oszczędza się czas i unika błędów wynikających z ludzkich niedopatrzeń. Oferujemy także integracje z SaldeoSMART, co dodatkowo usprawnia procesy.

Obsługa wielu firm w jednym systemie

Dla biur rachunkowych oraz grup kapitałowych dużym ułatwieniem jest funkcja wielofirmowości. Program księgowy enova365 pozwala na prowadzenie księgowości dla wielu podmiotów w jednym systemie. Dzięki temu dane są przechowywane centralnie, a użytkownik może szybko przełączać się między firmami. To szczególnie ważne w przypadku wspólnych procesów, takich jak raportowanie czy konsolidacja danych. Przy uruchamianiu takich zintegrowanych środowisk zawsze należy je odpowiednio dostosować do wewnętrznych wymagań firm.

Elektroniczny obieg dokumentów

Nieefektywny przepływ papierowych dokumentów często wydłuża proces księgowania. Brakuje zatwierdzeń, faktury giną lub trafiają do niewłaściwych osób… Rozwiązaniem tego problemu są moduły DMS i Workflow w enova365, które umożliwiają elektroniczny obieg dokumentów. Wówczas każdy z nich może być opisany, przypisany do osoby odpowiedzialnej, zatwierdzony online i zaksięgowany – wszystko bez drukowania. Dzięki temu księgowanie dokumentów przebiega sprawnie, a kontrola nad przepływem informacji wzrasta. Elektroniczna archiwizacja ułatwia też późniejsze wyszukiwanie.

Łatwiejsze raportowanie i analiza danych

Usprawnione księgowanie dokumentów to nie tylko oszczędność czasu, ale również lepszy dostęp do danych. Enova365 umożliwia tworzenie zestawień, bilansów, raportów VAT i wielu innych dokumentów finansowych w czasie rzeczywistym. System zawiera także moduł Business Intelligence (BI), który pozwala tworzyć interaktywne dashboardy, śledzić kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) i identyfikować trendy w danych. Umożliwia również generowanie prognoz oraz wczesne wychwytywanie odchyleń, co wspomaga planowanie i ogranicza ryzyko operacyjne. Dzięki temu działy finansowe zyskują narzędzie do bieżącej analizy sytuacji firmy – bez potrzeby ręcznego podsumowywania danych. enova365 pozwala także na tworzenie wielowymiarowych raportów dostosowanych do potrzeb zarządu lub właścicieli, co również przekłada się na podejmowanie szybszych i trafniejszych decyzji biznesowych.

Personalizacja systemu pod specyfikę firmy

Nie każda firma działa według tych samych zasad, dlatego enova365 oferuje elastyczność pozwalającą na dopasowanie funkcji do konkretnego modelu biznesowego. Możliwość definiowania własnych słowników, planu kont, sposobów numeracji czy konkretnego workflow sprawia, że system może być wykorzystywany zarówno w spółkach handlowych, jak i w usługowych czy produkcyjnych. W trakcie wdrożenia przeprowadzamy analizę potrzeb klienta, a następnie projektujemy konfigurację, która odpowiada jego realnym wymaganiom – tak, aby księgowanie zawsze było szybkie i zgodne z wewnętrznymi procedurami.

Utrzymanie zgodności z przepisami

Księgowanie w Polsce wiąże się z ciągłymi zmianami przepisów podatkowych i rachunkowych. Program księgowy enova365 jest na bieżąco aktualizowany, co pozwala firmom działać zgodnie z obowiązującym prawem – niezależnie od zmian w JPK, CIT czy VAT. Dodatkowo system umożliwia automatyczne generowanie wymaganych plików i ich eksport do systemów zewnętrznych takich jak PUE ZUS czy e-Deklaracje. Nasi klienci mogą liczyć na szybkie wdrażanie nowych funkcjonalności bez przestojów w pracy i bez stresu związanego z interpretacją nowych przepisów.

Wdrożenie enova365 krok po kroku

Prawidłowe wdrożenie systemu ERP wymaga doświadczenia i znajomości procesów biznesowych. Pracę rozpoczynamy od analizy przedwdrożeniowej, która pozwala zidentyfikować newralgiczne punkty i zaplanować sposób ich usprawnienia. Następnie przygotowujemy odpowiednie środowisko, konfigurujemy moduły, tworzymy schematy księgowe i w ramach potrzeb przeprowadzamy migrację danych. Po wdrożeniu systemu szkolimy pracowników i pozostajemy do ich dyspozycji w razie pytań. Dzięki temu firma jest odpowiednio przygotowana na efektywne księgowanie dokumentów i może czerpać korzyści z tej inwestycji.

Firmy, które wdrożyły enova365, po pewnym czasie zaczną zauważać wyraźną poprawę organizacji pracy. Czas poświęcony na księgowanie dokumentów znacząco się skróci, liczba błędów zmaleje, a dokumentacja będzie lepiej uporządkowana. Pracownicy będą wówczas mogli skupić się na analizach danych, a nie na ich wprowadzaniu. Choć na efekty trzeba chwilę poczekać, to zdecydowanie warto to zrobić!

Szkolenia i wsparcie użytkowników

Nowoczesne oprogramowanie to tylko narzędzie – jego skuteczność zależy od tego, jak zostanie wykorzystane przez zespół. W ramach szkolenia pracowników, które jest częścią procesu wdrożeniowego, księgowi uczą się tego, jak tworzyć raporty, modyfikować schematy, weryfikować dane i reagować na nietypowe sytuacje. Dzięki temu, że oprócz szkoleń wdrożeniowych zapewniamy również pomoc techniczną oraz konsultacje, nie musisz się o nic martwić. Zmieniające się przepisy? Nowe potrzeby organizacji? Dzięki nam enova365 jest systemem, który możesz rozwijać wraz ze swoją firmą!

Dlaczego warto zainwestować właśnie w enova365?

Na rynku znajdziesz wiele programów do księgowości, ale to właśnie enova365 najlepiej łączy funkcjonalność, elastyczność i bezpieczeństwo. System jest stale rozwijany, zgodny z polskimi przepisami i łatwy w obsłudze. W połączeniu z wiedzą TwentyTwenty IT staje się on nie tylko narzędziem do księgowania, ale też realnym wsparciem w codziennym zarządzaniu firmą. Można go skalować, modyfikować i dopasowywać do zmieniających się potrzeb – co czyni z niego długoterminowe rozwiązanie!

Zatem jeśli Twoja firma zmaga się z rosnącą liczbą dokumentów, potrzebą automatyzacji i koniecznością szybkiego dostępu do danych – warto rozważyć wdrożenie enova365.