Współpraca Biuro Rachunkowe – Klient w dobie KSeF: Kto za co odpowiada i dlaczego warto zweryfikować umowę

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to rewolucja w obszarze fakturowania i księgowości. Od momentu pełnego uruchomienia systemu obowiązują zupełnie nowe zasady przesyłania dokumentów, ich obiegu oraz odpowiedzialności za dane. To oznacza, że współpraca między biurem rachunkowym a klientem najczęściej wymaga ponownego uporządkowania zasad – najlepiej w formie zaktualizowanej umowy.

KSeF zmienia obieg faktur i relacje z biurem rachunkowym

KSeF wprowadza obowiązek elektronicznego i ustandaryzowanego obiegu faktur. Dane trafiają bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, a wystawienie dokumentu nie wymaga już jego wysłania e-mailem czy przekazania papierowej wersji. Z punktu widzenia księgowości to ogromna zmiana, ale też duża odpowiedzialność.

Najważniejszą zmianą jest moment, w którym faktura uznawana jest za wystawioną i odebraną. Od teraz, faktura sprzedaży jest wystawiona w momencie jej przesłania do KSeF, a faktura zakupu jest odebrana w momencie jej pobrania z systemu.

Bez jasno ustalonych zadań, kto odpowiada za wystawianie, pobieranie i weryfikowanie dokumentów, łatwo o pomyłki. To z kolei może prowadzić do opóźnień, błędnych rozliczeń, utraty prawa do odliczenia VAT w terminie, a w skrajnych sytuacjach także do sankcji podatkowych.

Nowy podział odpowiedzialności w KSeF

Wprowadzenie KSeF zmieniło nie tylko sposób wystawiania i odbierania faktur, ale również odpowiedzialność każdej ze stron. Aby współpraca działała sprawnie, trzeba jasno określić, które obowiązki leżą po stronie przedsiębiorcy, a które realizuje biuro rachunkowe.

Rola klienta

Przedsiębiorca (klient) ponosi główną odpowiedzialność w KSeF za merytoryczne i terminowe funkcjonowanie w systemie. To oznacza, że klient decyduje o jakości i zgodności danych, a także o tym, kiedy i jak faktury są wystawiane i pobierane.

Klient jest odpowiedzialny za:

• poprawność danych na fakturze;
• terminowe wystawienie dokumentów oraz ich wprowadzenie do KSeF, niezależnie od tego, czy robi to samodzielnie, czy zleca to biuru rachunkowemu;
• pobieranie i weryfikację dokumentów w KSeF;
• decyzję, komu nadaje i cofa uprawnienia w systemie KSeF.

Rola biura rachunkowego

Biuro rachunkowe wspiera klienta w obsłudze KSeF, ale jego odpowiedzialność jest ograniczona do działań, które zostały mu formalnie powierzone.

Biuro rachunkowe odpowiada za:

• obsługę procesu fakturowania i komunikację z KSeF tylko wtedy, gdy klient formalnie przyzna mu odpowiednie uprawnienia;
• weryfikację, czy ma nadane aktualne uprawnienia do pobierania faktur;
• poprawne księgowanie dokumentów otrzymanych z KSeF, ale nie za to, co klient wystawił z błędem;
• pobieranie i integrację danych z KSeF do swojego systemu księgowego.

Dlatego, ze względu na precyzyjny podział ról i ryzyk, potrzebne są jasne procedury, określone w umowie o świadczenie usług księgowych.

Konieczność zmiany umowy – zabezpieczenie obu stron

Dotychczasowe umowy nie uwzględniają cyfrowego, scentralizowanego obiegu dokumentów i ryzyka związanego z dostępem. Brak zmiany umowy z biurem rachunkowym może prowadzić do sporów dotyczących:

• Terminowości: czy biuro odpowiada za to, że klient spóźnił się z nadaniem uprawnień, co uniemożliwiło pobranie faktur w terminie?
• Dostępu: jakie działania podejmie biuro, jeśli straci dostęp do KSeF (np. z powodu cofnięcia uprawnień przez klienta) i kto ponosi odpowiedzialność za wynikłe z tego opóźnienia?

Co musi znaleźć się w nowej umowie z biurem rachunkowym?

Wprowadzenie KSeF wymaga zaktualizowania umów z biurami rachunkowymi, aby dokładnie określić prawa, obowiązki i sposób współpracy.

Nowa umowa powinna precyzyjnie regulować:

• Zakres uprawnień: jakie uprawnienia do KSeF klient nadaje biuru i jak szybko je aktualizuje.
• Procedury awaryjne: co się dzieje w przypadku awarii systemu po stronie klienta lub biura.
• Sposób przekazywania dokumentów: określenie, czy faktury i inne dokumenty będą przesyłane do biura przez KSeF, czy np. w formie plików eksportowanych z pulpitu klienta biura. Dzięki temu obie strony wiedzą, gdzie zaczyna się i kończy ich odpowiedzialność.
• Terminy dostarczania danych: precyzyjne terminy, do kiedy klient musi zapewnić biuru dostęp do systemu lub danych, aby obsługa KSeF była terminowa.
• Odpowiedzialność za braki: jasne określenie, kto odpowiada za sankcje wynikające z braku faktur lub ich nieterminowego wystawienia/pobrania.

Jak przygotować się do współpracy w KSeF z systemem enova365?

Wdrożenie KSeF to idealny moment na modernizację narzędzi. Kluczowe jest, aby zarówno klient, jak i biuro rachunkowe korzystali z systemów, które natywnie wspierają obsługę KSeF.

Nowoczesne oprogramowanie dla firm, takie jak system enova365, pozwala na:

• Bezpośrednią integrację z KSeF: automatyczne wysyłanie i pobieranie faktur bez konieczności przechodzenia przez bramkę Ministerstwa Finansów.
• Spójność danych: faktury wystawione w pulpicie klienta biura są automatycznie widoczne w systemie księgowym biura, co zapewnia sprawne księgowanie i pełną kontrolę nad dokumentami.
• Łatwe zarządzanie: system umożliwia łatwe nadawanie i monitorowanie uprawnień, co jest kluczowe dla bezpiecznej współpracy między klientem a biurem.

To właśnie zintegrowane wdrożenie KSeF w systemie ERP minimalizuje ryzyko błędów i usprawnia współpracę.

Bezpieczna i efektywna współpraca w KSeF

KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale szansa na budowanie efektywniejszej i bezpieczniejszej współpracy z biurem rachunkowym. Żeby uniknąć nieporozumień i zabezpieczyć firmę przed konsekwencjami błędów, konieczna jest aktualizacja umowy z biurem rachunkowym. Wspólna praca na nowoczesnym systemie ERP, takim jak enova365, pozwala na bezpieczną i sprawną obsługę faktur elektronicznych oraz pełną zgodność z obowiązującymi przepisami. Nie zwlekaj z formalnościami i wdrożeniem KSeF w swojej firmie.