Zarówno początkujący przedsiębiorca, jak i doświadczony właściciel firmy, często musi poruszać się po świecie finansów, podatków i księgowości. To przestrzeń, w której pojawia się wiele fraz, skrótów i specjalistycznych wyrażeń. Warto je rozumieć, aby podejmować świadome decyzje, unikać kosztownych błędów i sprawniej zarządzać firmą.

Przygotowaliśmy praktyczny słownik księgowy – zestaw 50 najważniejszych pojęć, które przydadzą się każdemu przedsiębiorcy, księgowemu, pracownikowi administracji, a nawet osobie prywatnej, która chce zrozumieć dokumenty finansowe. Aby ułatwić korzystanie z tego przewodnika, podzieliliśmy definicje na kategorie tematyczne.

Dokumenty księgowe i faktury

1. FV – Faktura VAT

Podstawowy dokument sprzedaży, wystawiany przez podatników VAT. Zawiera szczegóły transakcji: datę, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwy towarów/usług, ceny netto, stawki VAT i kwoty brutto.

2. NK – Nota księgowa

Dokument używany do ujęcia w księgach zdarzeń niemających charakteru sprzedaży – np. refakturowanie kosztów, odsetki, korekty.

3. Nota korygująca

Dokument wystawiany przez nabywcę faktury VAT w celu skorygowania danych formalnych, np. błędnie wpisanej nazwy nabywcy lub numeru NIP.

4. Deklaracja podatkowa

Dokument składany do urzędu skarbowego, który zawiera dane o przychodach, kosztach i obliczonym podatku do zapłaty (np. PIT, CIT, VAT).

5. Sprawozdanie finansowe

Zestaw dokumentów zawierających informacje o sytuacji finansowej firmy – obejmuje m.in. bilans, rachunek zysków i strat, oraz informację dodatkową.

6. Dowód księgowy

Dokument potwierdzający zaistnienie operacji gospodarczej, np. faktura, rachunek, polecenie księgowania. Musi zawierać datę, kwotę, opis zdarzenia i podpisy.

7. Wyciąg bankowy

Zestawienie operacji wykonanych na rachunku bankowym w określonym czasie. Jest podstawą księgowania wpływów i wydatków.

8. Raport kasowy

Dokumentacja obrotów gotówkowych firmy. Zawiera informacje o wpłatach i wypłatach z kasy w danym okresie.

Pojęcia związane z działalnością gospodarczą

9. PKD – Polska Klasyfikacja Działalności

System kodów opisujących rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Każda firma musi wskazać odpowiednie kody PKD przy rejestracji.

10. REGON – Rejestr Gospodarki Narodowej

Numer nadawany każdemu podmiotowi gospodarczemu w Polsce przez GUS. Służy do identyfikacji i klasyfikacji działalności gospodarczej.

11. NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej 

Unikalny numer identyfikacyjny przyznany każdemu podatnikowi. Używany w kontaktach z urzędami i przy wystawianiu faktur.

12. Kapitał zakładowy

Środki wniesione przez wspólników lub właścicieli do spółki jako jej majątek początkowy. Ma znaczenie prawne i księgowe, zwłaszcza w spółkach z o.o. i akcyjnych.

Przychody, koszty i podatki

13. Przychód

Suma wartości sprzedaży towarów i usług w danym okresie – bez uwzględnienia kosztów.

14. Obrót

Całkowita wartość sprzedaży firmy w danym okresie pomniejszone o kwotę podatku VAT. Nie jest równoznaczny z dochodem – nie uwzględnia kosztów.

15. Zaliczka

Częściowa zapłata dokonana przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Powoduje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej.

16. Koszt uzyskania przychodu

Wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. Odliczany od przychodu przy obliczaniu podatku dochodowego.

17. Dochód

Różnica między przychodem a kosztami uzyskania przychodu. Stanowi podstawę opodatkowania w PIT i CIT.

18. Podatek dochodowy

Podatek naliczany od osiągniętego dochodu. Może występować w formie PIT (osoby fizyczne) lub CIT (osoby prawne).

19. Rozliczenia międzyokresowe kosztów

Koszty, które dotyczą kilku okresów sprawozdawczych, rozliczane proporcjonalnie w czasie – np. polisa ubezpieczeniowa płatna raz na rok.

Księgowość i ewidencja

20. KPiR – Księga Przychodów i Rozchodów

Uproszczona forma księgowości dla małych firm. Ewidencjonuje przychody, koszty, zakup towarów, wynagrodzenia itd.

21. Pełna księgowość (księgi rachunkowe)

Zaawansowany system ewidencji finansowej – obowiązkowy dla większych firm i spółek. Wymaga m.in. bilansu i rachunku zysku i strat (RZiS)

22. Podwójne księgowanie

Zasada, według której każda operacja gospodarcza jest zapisywana na dwóch kontach: winien i ma.

23. Ewidencja VAT

Rejestr sprzedaży i zakupów służący do wyliczania podatku VAT do zapłaty lub zwrotu.

24. Rozrachunki

Zapisy księgowe dotyczące należności i zobowiązań wobec kontrahentów, pracowników, urzędów.

25. Saldo

Różnica między sumą wpływów i wydatków lub należności i zobowiązań na danym koncie księgowym.

26. Zestawienie obrotów i sald

Zbiorczy dokument pokazujący ruchy (obroty) i salda na kontach księgowych w określonym okresie.

27. Bilans otwarcia

Pierwszy bilans sporządzany przy zakładaniu firmy lub na początku roku obrotowego. Pokazuje majątek i źródła finansowania na start.

28. Bilans zamknięcia

Ostatni bilans sporządzany przy zamknięciu roku obrotowego.

Środki trwałe i amortyzacja

29. Środki trwałe

Majątek wykorzystywany w firmie przez okres powyżej roku, np. samochody, maszyny, komputery.

30. Likwidacja środka trwałego

Usunięcie środka trwałego z ewidencji – np. z powodu zużycia, zniszczenia lub sprzedaży.

31. Amortyzacja

Proces stopniowego zaliczania kosztu środka trwałego do wydatków – zgodnie z jego przewidywaną żywotnością.

32. LIFO – Last In, First Out

Metoda wyceny zapasów, zakładająca że ostatnio zakupione towary są sprzedawane jako pierwsze. Ma wpływ na wynik finansowy. Alternatywne metody wyceny to m.in. FIFO (first in first out)

Formy opodatkowania i zasady księgowania

33. Ryczałt

Podatek liczony jako procent od przychodu – bez odliczania kosztów.

34. Opodatkowanie liniowe

Forma opodatkowania dochodu ze stawką 19%, niezależnie od jego wysokości.

35. Metoda kasowa

Przychody i koszty ujmuje się w momencie zapłaty (stosowana głównie przez małych podatników VAT).

36. Zasada memoriałowa

Przychody i koszty księguje się w okresie, którego dotyczą, niezależnie od terminu płatności.

Obowiązki wobec urzędów

37. PIT

Podatek dochodowy od osób fizycznych. Dotyczy osób prowadzących działalność, ale też pracowników i zleceniobiorców.

38. CIT

Podatek dochodowy od osób prawnych – np. spółek z o.o., akcyjnych.

39. ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Pobiera składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, chorobowe.

40. Fundusz Pracy

Składka odprowadzana przez pracodawców, przeznaczona na wsparcie rynku pracy – np. zasiłki, szkolenia.

Cyfrowa księgowość

41. JPK – Jednolity Plik Kontrolny

Obowiązkowy plik XML zawierający dane o sprzedaży, zakupach, fakturach – przesyłany do urzędu skarbowego.

42. KSeF – Krajowy System e-Faktur

Centralny system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (XML).

43. UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru

Dowód poprawnego dostarczenia deklaracji elektronicznej do urzędu skarbowego.

44. Split payment – mechanizm podzielonej płatności

System płatności, w którym część przelewu trafia na konto VAT – stosowany przy niektórych transakcjach.

Transakcje międzynarodowe

45. WDT – Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów

Sprzedaż towarów do kontrahenta z innego kraju UE – opodatkowana stawką 0% VAT (po spełnieniu warunków).

46. WNT – Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów

Zakup towarów od kontrahenta z innego kraju UE – obowiązek rozliczenia VAT po stronie nabywcy.

47. Fixed establishment

Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w innym kraju niż siedziba – może rodzić obowiązki podatkowe.

Inne ważne pojęcia

48. Leasing

Forma finansowania, w której korzystasz z danego środka trwałego bez jego zakupu – np. leasing operacyjny samochodu.

49. GTU – Grupy Towarów i Usług 

Kody służące do oznaczania wybranych towarów i usług w JPK_V7. Mają zastosowanie w szczególnych przypadkach.

50. AML – Anti-Money Laundering

Zbiór procedur przeciwdziałających praniu pieniędzy. Dotyczy m.in. biur rachunkowych, notariuszy, banków.

Świadome decyzje zaczynają się od zrozumienia

Nawet jeśli nie zajmujesz się finansami na co dzień, znajomość tych pojęć pomoże Ci zrozumieć firmowe raporty, skutecznie współpracować z księgowym, a przede wszystkim – podejmować trafne decyzje.