E-teczki – elektroniczne dokumenty

System enova365 to rodzaj oprogramowania, które służy do planowania zasobami przedsiębiorstwa.

E-teczki – elektroniczne dokumenty pracownicze w enova365

E-teczki w systemie enova365 to praktyczne narzędzie, które usprawnia codzienną pracę działów kadr i HR. Zamiast przechowywania setek dokumentów w wersji papierowej, można mieć wszystkie informacje na wyciągnięcie ręki w cyfrowym archiwum. Dzięki temu dostęp do danych jest natychmiastowy, a ryzyko ich zagubienia czy uszkodzenia praktycznie nie istnieje.

Widok modułu E-teczki w enova365 – akta osobowe z elektronicznymi dokumentami pracowniczymi

Ekran programu enova365 prezentujący pozostałe dokumenty pracownicze w module E-teczki

Teczki pracownicze w nowoczesnej formie

Każdy dział HR musi zmagać się ze sporą ilością dokumentów. Można jednak znacznie usprawnić te procesy. Od 1 stycznia 2019 r. nie jest już wymagane prowadzenie papierowej teczki akt osobowych pracownika. Umożliwia to rezygnację z fizycznych segregatorów oraz eliminację czasochłonnego przeszukiwania papierowych archiwów. Dzięki temu można też zredukować ryzyko błędów i opóźnień, które generują dodatkowe koszty. Teczki pracownicze w wersji cyfrowej pozwalają wyeliminować te problemy.
Rozwiązanie e-teczki enova365 pozwala szybko znaleźć potrzebny dokument, sprawdzić historię zatrudnienia czy zweryfikować kompletność akt osobowych. Całość odbywa się w intuicyjnym interfejsie dostępnym z dowolnego miejsca i urządzenia. To ogromne ułatwienie szczególnie w czasach pracy zdalnej i rozproszonych zespołów.

Teczki elektroniczne w enova365 – liczne korzyści dla firm

Wdrożenie e-teczek to nie tylko oszczędność miejsca i czasu. Elektroniczne akta osobowe zapewniają także:

zgodność z aktualnymi przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji pracowniczej,
pełną przejrzystość i łatwy dostęp do danych,
łatwiejszą codzienną obsługę pracowników,
bezpieczeństwo,
niższe koszty i możliwość ochrony środowiska dzięki redukcji zużycia zasobów.

Z enova365 można łatwo przenieść teczki pracownicze do cyfrowego archiwum i zacząć pracować wydajniej oraz wygodniej. To narzędzie, które wspiera działy HR w codziennych procesach. Zapewnia dostęp do wszystkich informacji o pracowniku w jednym przejrzystym panelu.

Widok modułu E-teczki w enova365 – akta osobowe z podziałem dokumentów na części A, B, C, D i E

Ekran programu enova365 prezentujący katalog dokumentów technicznych w module E-teczki

Elektroniczne teczki enova365 – dokumentacja pracownicza z podziałem na kategorie

W katalogu Akta osobowe istnieje możliwość dodawania konkretnych dokumentów w ramach poszczególnych części teczki (A, B, C, D, E). Katalogi obejmują kolejno:

A – dokumenty sprzed okresu zatrudnienia (np. świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, uprawnienia, dyplom),

B – dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika,

C – dokumenty po zwolnieniu pracownika (np. świadectwo pracy, wypowiedzenie),

D – dokumenty związane z nałożeniem kary lub ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej,

E – dokumenty dotyczące kontroli pracownika (np. w zakresie trzeźwości).

Dokumenty dodatkowe w e-teczkach pracowniczych

Dodatkowo dla każdego pracownika możliwe jest ewidencjonowanie pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Katalog Pozostała dokumentacja pozwala na dodawanie konkretnych dokumentów w ramach poszczególnych podkatalogów teczki:

dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym,
ewidencja czasu pracy,
odzież robocza,
pozostałe wnioski (e-wniosek o delegację),
wynagrodzenia i inne świadczenia.

Wszystkie dokumenty dodawane do e-teczki enova365 są ustawiane chronologicznie i numerowane zgodnie z kolejnością dodawania. Dokumenty można dodawać ręcznie, a w przypadku danych przetwarzanych w ramach enova365 (np. ewidencji czasu pracy) – także generowaćautomatycznie.

Grafika przedstawiająca elektroniczne teczki pracownicze w systemie enova365

Poczuj się zaopiekowany

Witam, nazywam się
Krystian Łysiak i chętnie Ci pomogę!

klysiak@twentytwenty.pl

501 451 863